Datenschutz

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Gegenüber der verantwortlichen Stelle stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sind die über Sie gespeicherten Daten unrichtig oder unvollständig, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit ihr keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und kein anderer zulässiger Grund entgegensteht.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Statt einer Löschung können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird — etwa so lange, wie deren Richtigkeit geprüft wird.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder ihre Übermittlung an eine andere Stelle verlangen.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können einer Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht, aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Für die Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die verantwortliche Stelle oder an unsere Datenschutzbeauftragte.

Unabhängig davon können Sie sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Telefon

+49 211 38424-0

E-Mail

poststelle@ldi.nrw.de

Internet

www.ldi.nrw.de

Dieser Abschnitt nennt Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Übermittlungen in Drittländer und die beteiligten Dienstleister inzwischen ausdrücklich. Freigegeben ist er noch nicht: Unsere Datenschutzbeauftragte prüft ihn derzeit, Formulierungen können sich also noch ändern. Die Punkte am Ende sind davon unabhängig und tatsächlich offen.

Dialoge mit KI-Unterstützung

In vier Kanälen antwortet Ihnen zunächst ein KI-Assistent: im Support-Chat des Portals und auf unserer eigenen Chat-Seite, über WhatsApp, im Assistenten der Wissensdatenbank und am Telefon. Verarbeitet wird dabei, was Sie in den Dialog schreiben oder sprechen, sowie der bisherige Verlauf des jeweiligen Gesprächs.

Im Support-Chat ist an jeder Antwort sichtbar, ob sie vom KI-Assistenten oder von einer Kollegin bzw. einem Kollegen stammt. Übernimmt ein Mensch das Gespräch, wird das angesagt — und die Rückgabe an die Maschine ebenfalls.

Maschinell erzeugte Texte

Die erste Antwort auf ein Anliegen und Antworten im weiteren Verlauf eines Vorgangs können maschinell erzeugt werden. Ob ein Mensch sie vor dem Versand freigibt, hängt vom vereinbarten Automatisierungsgrad ab. Die Meldungen auf unserer öffentlichen Statusseite zu Störungen werden ohne menschliche Freigabe veröffentlicht — dort entscheidet die Maschine auch darüber, ob eine Meldung überhaupt erscheint.

Rechtsgrundlage

Die Nutzung des Portals stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Servicevertrags mit Ihrem Unternehmen erforderlich. Die KI-Unterstützung im Dialog stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, also auf unser berechtigtes Interesse an einer schnelleren Bearbeitung. Diese Grundlage haben wir bewusst gewählt, weil die Beschäftigten Ihres Unternehmens, die mit uns schreiben oder sprechen, selbst nicht Vertragspartei sind.

Zu diesem berechtigten Interesse liegt eine Interessenabwägung vor; Sie können sie bei der verantwortlichen Stelle anfordern. Unabhängig davon können Sie der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Wie lange Dialoge gespeichert bleiben

Für die Inhalte dieser Dialoge gilt bei uns eine Aufbewahrung von drei Jahren nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für den telefonischen Assistenten gilt eine kürzere Frist, und sie greift bei unserem Dienstleister selbst: Aufzeichnung und Transkript eines Anrufs werden dort nach 90 Tagen gelöscht. Die drei Jahre oben betreffen den Vorgang, den wir daraus bei uns führen — nicht die Aufzeichnung des Gesprächs.

Die Drei-Jahres-Frist ist eine Vorgabe. Ein Löschlauf, der sie in unserem Portal selbsttätig durchsetzt, ist noch nicht eingerichtet — wir führen den Punkt deshalb unten ausdrücklich als offen.

Beteiligte Dienstleister

Die Sprachmodelle für Support-Chat, WhatsApp und den Assistenten der Wissensdatenbank stellt Anthropic bereit. Der telefonische Assistent läuft bei unserem Telefonie-Dienstleister SMAO; welches Modell dort zum Einsatz kommt, ist uns nicht offengelegt. WhatsApp selbst wird von Meta betrieben. Für interne Auswertungen ohne Außenwirkung nutzen wir zusätzlich Azure OpenAI von Microsoft.

Die Verträge zur Auftragsverarbeitung mit diesen Dienstleistern können Sie bei der verantwortlichen Stelle einsehen. Ein veröffentlichtes Verzeichnis führen wir bewusst nicht: Es liefe der Wirklichkeit hinterher, sobald sich etwas ändert.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Die Sprachmodelle von Anthropic rufen wir über deren allgemeine Schnittstelle in den USA auf; einen europäischen Verarbeitungsort gibt es dafür nicht. Grundlage der Übermittlung ist unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic, der die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 einbezieht. Nutzen Sie den WhatsApp-Kanal, werden Ihre Nachrichten zusätzlich von Meta verarbeitet — ebenfalls außerhalb der Europäischen Union.

Der telefonische Assistent ist anders aufgestellt: Unser Dienstleister SMAO betreibt ihn in Deutschland. Aufzeichnungen, Transkripte und Sicherungskopien liegen dort. Die Telefonie läuft über die Reventix GmbH in Berlin, die den Gesprächston durchleitet und nicht dauerhaft speichert. Das Sprachmodell betreibt SMAO auf einer Inferenz-Infrastruktur der Krämer IT Solutions GmbH in Deutschland und setzt es selbst ein, statt eine fremde Modell-Schnittstelle aufzurufen — die Kette der Auftragsverarbeiter endet an dieser Stelle. Welches Modell genau, ist uns nicht offengelegt.

Eine Ausnahme gibt es bei der Sprachausgabe. Je nach gewählter Stimme erzeugt sie die KugelAudio GmbH aus Hannover, die in Deutschland verarbeitet, oder Eleven Labs Inc. Eleven Labs ist ein US-Unternehmen; die Verarbeitung findet über deren europäische Datenhaltung mit Standort Belgien statt, die Daten werden dort nicht gespeichert, und übermittelt werden allein die vorzulesenden Texte — nicht das, was Sie selbst sagen. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend die Standardvertragsklauseln.

Innerhalb der Europäischen Union bleibt außerdem Azure OpenAI: Wir setzen es in der Region Germany West Central ein, und es dient ausschließlich internen Auswertungen ohne Außenwirkung.

Wo keine KI im Spiel ist

Ohne KI arbeiten insbesondere die Volltextsuche der Wissensdatenbank, die monatlichen Zusammenfassungen für Ihr Unternehmen und die automatische Einordnung betrieblicher Hinweise.

Was hier noch offen ist

Drei Punkte können wir heute nicht abschließend beantworten. Wir nennen sie, statt sie zu überspielen:

• Welches Sprachmodell der telefonische Assistent einsetzt, ist uns nicht offengelegt. Belegt ist, dass SMAO es in Deutschland selbst betreibt.
• Für die Umwandlung des gesprochenen Worts in Text nennt SMAO keinen eigenen Dienstleister, obwohl Transkripte als eigene Datenart mit eigener Löschfrist geführt werden. Diese Angabe fehlt uns noch.
• Die Aufbewahrung von drei Jahren auf unserer Seite ist als Vorgabe festgelegt, wird im Portal aber noch nicht durch einen automatischen Löschlauf durchgesetzt.

Bis diese Punkte geklärt sind, wenden Sie sich mit Fragen zur Verarbeitung bitte an die verantwortliche Stelle oder direkt an unsere Datenschutzbeauftragte.

Das Portal hält fest, welche Bereiche aufgerufen werden und wo dabei Fehler auftreten. Damit möchten wir zwei Dinge herausfinden: welche Funktionen im Alltag wirklich helfen und welche wir zu schlecht erklären — und wo etwas nicht funktioniert, ohne dass es uns jemand meldet. Beides können wir sonst nur vermuten.

Festgehalten werden der Zeitpunkt, der aufgerufene Bereich als Seitenmuster (etwa „Kundendetail · Zustand“ statt der konkreten Adresse), wie lange die Seite geöffnet blieb sowie Browser und Spracheinstellung. Diese Angaben sind Ihrem Benutzerkonto zugeordnet. Die Anzeigedauer brauchen wir, um einen Fehlklick von tatsächlicher Nutzung zu unterscheiden. Tritt ein Fehler auf, kommen die Fehlermeldung und ihre technische Herkunft hinzu. Nicht festgehalten werden Ihre Eingaben, Suchbegriffe, Filtereinstellungen und Inhalte aus Formularen; die Adresszeile wird vor dem Speichern um alle Parameter gekürzt.

Eine Bewertung von Arbeitsweise oder Leistung findet nicht statt: Wir werten keine Arbeitszeiten aus, vergleichen Personen nicht untereinander, treffen keine automatisierten Entscheidungen und verwenden diese Angaben nicht in personellen Angelegenheiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem verständlichen und störungsfreien Portal.

Die Angaben löschen sich von selbst: Nutzungsdaten nach 90 Tagen, Fehlerdaten nach 180 Tagen. Beide Fristen laufen automatisch ab, niemand muss sie auslösen. Bei Fehlern ist die Frist länger, weil sich ein Problem, das nur wenige Male im Jahr auftritt, sonst gar nicht einordnen lässt.